Cómo planificar un viaje paso a paso

Hay una diferencia grande entre organizar un viaje y planificarlo. Organizar es hacer la lista de lo que hay que reservar. Planificar es decidir en qué orden se reserva, y ese orden es lo que separa un viaje que cuesta 1.200 € de uno idéntico que cuesta 1.800 €. La secuencia que sigue casi todo el mundo es esta: elijo Japón, elijo la primera semana de abril, busco vuelos, me llevo un susto, ajusto todo lo demás hacia abajo para compensar. El resultado es un viaje construido alrededor de las dos decisiones más caras, tomadas antes de tener ninguna información. Esta guía propone la secuencia inversa. El orden correcto de las decisiones Cada decisión de un viaje tiene dos propiedades: cuánto condiciona a las demás y cuánto se encarece con el tiempo. Las que condicionan mucho van primero. Las que se encarecen rápido, también. Decisión ¿Condiciona el resto? ¿Se encarece con el tiempo? Cuándo Presupuesto total Máximo No Primero Ventana de fechas Máximo No Primero Destino Alto No Tercero Vuelo o transporte largo Alto Mucho Cuarto Alojamiento Medio Moderado Quinto Documentación Bloqueante No En paralelo, desde el día uno Actividades e itinerario Bajo Poco Último El presupuesto y las fechas van primero porque no cuestan nada decidirlos y porque restringen todo lo demás. El destino va tercero porque es la primera decisión que se puede tomar con información real. Paso 1: decide el presupuesto antes que el destino Un presupuesto no es «unos 1.500 €». Es una cifra máxima que no se va a superar, repartida por partidas, con un margen explícito. El reparto que funciona en la mayoría de viajes internacionales de una a dos semanas: Partida Porcentaje En un viaje de 1.500 € Transporte largo (vuelo, tren) 30–40 % 450–600 € Alojamiento 25–30 % 375–450 € Comida 15–20 % 225–300 € Transporte local y traslados 5–10 % 75–150 € Actividades y entradas 5–10 % 75–150 € Colchón sin asignar 15 % 225 € Los porcentajes se mueven según el destino —en el Sudeste Asiático el vuelo puede ser el 60 % del total y en un viaje en coche por Portugal casi cero—, pero el colchón del 15 % no se mueve nunca. Es la partida que evita que un imprevisto se convierta en una deuda. Si quieres calcular la cifra desde cero en vez de repartir una que ya tienes en la cabeza, el método está desglosado en la guía de cómo calcular el presupuesto de un viaje. Un apunte sobre el colchón. No es dinero para gastar «si sobra». Es dinero que se devuelve a la cuenta el día que se vuelve. Tratarlo como parte del presupuesto disponible lo elimina de facto. {.nota} Paso 2: fija las fechas por lo que cuestan, no por lo que apetece La diferencia de precio entre viajar en temporada alta y en temporada media suele estar entre el 25 % y el 60 % en el mismo destino, con el mismo hotel y el mismo vuelo. Es, con diferencia, la palanca más grande que existe. Trabaja con una ventana, no con una fecha. En lugar de «del 12 al 26 de julio», piensa «dos semanas en algún momento entre mayo y junio». Una ventana de un mes con dos semanas dentro deja unas quince combinaciones posibles, y la diferencia entre la más cara y la más barata suele rondar los 200-300 € por persona sólo en el vuelo. Las reglas que más se repiten: - Salir un martes o un miércoles sale más barato que salir un viernes o un domingo, entre un 10 % y un 20 % en rutas europeas. - Las semanas de puente y festivos concentran la demanda. La semana anterior o posterior a Semana Santa es otro viaje en precio. - La temporada media —mayo, junio, septiembre y principios de octubre en el hemisferio norte— combina precio de temporada baja con clima de temporada alta en buena parte de Europa y Norteamérica. - Los tramos de vuelta el domingo por la tarde son los más caros de la semana. Volver el lunes por la mañana puede costar menos que la noche de hotel extra que hace falta. Paso 3: elige el destino que encaja Ahora, con un presupuesto cerrado y una ventana de fechas, la pregunta cambia. Ya no es «¿cuánto cuesta ir a Japón?», sino «¿qué destinos entran en 1.500 € entre mayo y junio?». Es una pregunta mucho mejor porque tiene varias respuestas, y algunas de ellas van a ser sitios en los que no habías pensado. Tres filtros rápidos para descartar: 1. Coste de vida en destino. Un vuelo barato a un país caro puede salir peor que un vuelo caro a un país barato. Compara el precio de una comida y de una noche de hotel medio antes de nada. 2. Requisitos de entrada. Un visado que tarda seis semanas descarta el destino si el viaje es dentro de cinco. 3. Tiempo real de desplazamiento. Un vuelo de 90 € con dos escalas y catorce horas de trayecto se come dos días de un viaje de siete. Paso 4: reserva el transporte largo El vuelo es lo primero que se reserva de verdad, por dos motivos: es lo que más sube conforme se acerca la fecha y es lo que fija el resto del calendario. La ventana con mejor relación precio-disponibilidad, según el tipo de ruta: Tipo de ruta Ventana recomendada Nota Europa, corto radio 4–10 semanas antes Antes de 3 meses apenas hay diferencia Transatlántico 2–5 meses antes Sube con fuerza en las últimas 3 semanas Larga distancia (Asia, Oceanía) 3–7 meses antes Menos plazas, se agotan las tarifas bajas Temporada alta o festivos 5–8 meses antes La demanda es rígida, no hay ofertas de última hora Las tácticas concretas para bajar ese precio —fechas flexibles, aeropuertos alternativos, vuelos separados, alertas— están en la guía de cómo encontrar vuelos baratos. Aquí basta con una regla: no reserves el primer precio que veas, y no esperes a que baje más de tres semanas. El precio de un vuelo casi nunca es más bajo el mes anterior a la salida. Paso 5: el alojamiento, después y con cancelación gratuita Con el vuelo cerrado, las fechas ya no se mueven y el alojamiento se puede buscar con precisión. La estrategia que casi siempre gana: reserva pronto una opción decente con cancelación gratuita, y sigue mirando. Eso fija un precio máximo y una plaza asegurada, y deja la puerta abierta a cambiar si aparece algo mejor. La tarifa flexible suele costar entre un 5 % y un 15 % más que la no reembolsable; es un seguro barato. Qué mirar más allá del precio por noche: - La ubicación en tiempo, no en distancia. «A 2 km del centro» no dice nada. «A 12 minutos en metro de la plaza principal» sí. - El coste diario de estar mal ubicado. Dos taxis al día durante seis días son 60-100 € que hay que sumar a la tarifa del hotel barato. - Las tasas turísticas. En muchas ciudades europeas se pagan aparte, en efectivo, al llegar: entre 1 € y 7 € por persona y noche. - El desayuno. Incluido suele salir peor que un café en el bar de al lado, salvo en países caros. Paso 6: documentación, salud y dinero Esta es la única parte del viaje que no se puede improvisar. Un vuelo perdido se recompra; un pasaporte caducado no. Revisa el primer día de la planificación, no el último: - Vigencia del pasaporte. Muchos países exigen seis meses de validez posteriores a la fecha de salida. Un pasaporte que caduca en cuatro meses no sirve, aunque el viaje sea la semana que viene. - Visado o autorización electrónica. Comprueba el requisito en la web oficial del país de destino, no en un blog. Los plazos van de minutos (autorizaciones electrónicas) a semanas (visados con cita presencial). - Vacunas obligatorias o recomendadas. Algunas requieren varias dosis separadas por semanas. - Seguro de viaje. Fuera de la UE, imprescindible. Comprueba que cubra repatriación y que el límite de gastos médicos sea de al menos 100.000 €; en Estados Unidos, más. Dinero: - Avisa al banco si tu tarjeta bloquea operaciones en el extranjero. - Lleva dos tarjetas de emisores distintos, guardadas en sitios distintos. - Averigua si el destino es de efectivo o de tarjeta. Japón y Alemania siguen siendo más de efectivo de lo que la gente espera; Suecia o Países Bajos, casi nada. - Rechaza siempre la conversión a tu moneda en el datáfono o el cajero. El tipo de cambio que ofrecen es peor que el de tu banco, entre un 3 % y un 12 %. Paso 7: el itinerario, al final y con huecos El itinerario es lo último porque es lo único que se puede cambiar sin coste hasta el día anterior. El error clásico es llenarlo. Un itinerario con cuatro visitas al día parece eficiente sobre el papel y en la práctica produce un viaje agotador en el que no se disfruta ninguna de las cuatro. Una estructura que funciona: - Una cosa grande al día. Un museo importante, una excursión, un barrio entero. Una. - Una cosa pequeña de reserva. Por si la grande se acaba antes o llueve. - Medio día libre cada tres. Sin plan. Es donde ocurre lo que después se recuerda. - Reserva por adelantado sólo lo que se agota. Entradas con hora, restaurantes con lista de espera, trenes de alta velocidad. El resto, sobre la marcha. Cuánto tiempo antes conviene empezar Tipo de viaje Empezar a planificar Reservar vuelo Cerrar todo Escapada nacional, 2–4 días 6 semanas antes 4 semanas antes 1 semana antes Europa, 1 semana 3 meses antes 6–10 semanas antes 2 semanas antes Internacional, 2 semanas 5–6 meses antes 3–5 meses antes 3 semanas antes Con visado o vacunas 8 meses antes 4–6 meses antes 1 mes antes Los errores que más caro salen Reservar el vuelo antes de comprobar la documentación. Es el único error de esta lista que puede costar el viaje entero. Elegir el destino y luego buscar cómo pagarlo. Ya se ha explicado, pero es tan común que merece repetirse. No leer la política de equipaje antes de comparar precios. Un vuelo de 29 € con una maleta facturada de 55 € cuesta 84 €. El de 65 € con maleta incluida es más barato. Reservar alojamiento no reembolsable con cinco meses de antelación. El descuento del 10 % no compensa perder el 100 % si algo cambia. Gastar el colchón antes de salir. El colchón es para el viaje, no para mejorar el hotel durante la planificación. Programar el vuelo de vuelta demasiado justo. Un traslado al aeropuerto en hora punta en una ciudad desconocida siempre tarda más de lo previsto. Lista de comprobación de la última semana - [ ] Documentación válida y fotografiada, con copia en la nube y en papel - [ ] Tarjetas avisadas y con límite suficiente - [ ] Reservas descargadas en el móvil, accesibles sin conexión - [ ] Traslado al aeropuerto resuelto y con margen - [ ] Seguro contratado y con el número de asistencia guardado en el móvil - [ ] Enchufe y adaptador comprobados para el destino - [ ] Medicación en el equipaje de mano, con receta si es necesaria - [ ] Alguien en casa con el itinerario y una copia del pasaporte Con eso, el viaje está planificado. Lo que queda —el itinerario del tercer día, dónde comer el jueves— se resuelve mejor allí que aquí.